職場のコミュニケーション能力（電話で好印象を与える４ポイント！）

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■　電話で好印象を与える４ポイント！　■

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忙しい現代人において電話で用件を伝えるのはごく当たり前のこと。
ですので、電話応対のマナーを知ること、

これは現代人が人間関係を良くするための必須のスキルとなります。


電話には掛ける人と受ける人がいますが、
今回は、電話をかける人がするべきマナーについてお話します。


まず、あなたも忙しいですが、
相手も忙しいのが現代だったりしますので、
電話は用件を手短に伝えることが基本です。


また、挨拶と同じで電話を掛けるときにも
大切な４ポイントというものもあります。これは、


１．相手の情報を確認する
２．メモと筆記用具を用意する
３．伝えたい内容を箇条書きにする
４．声を柔らかくする

といったものです。


まず１．からですが、

１． 相手の情報を確認する

たとえば、
「鈴木さんいらっしゃいますか？」　と聞くと、
「どちらの鈴木でしょうか？」　と聞き返されるかもしれません。


電話先で相手からそう言われた後で、

『そう言われてみれば、同姓の人もいるかもな』
では、遅すぎます。お互いに時間のムダにもなります。


ですから、ビジネスなどでは特に電話をかける前に
することがあります。


それは、名刺などであらかじめ

・相手の所属部署
・肩書き
・直通電話番号
・フルネーム

これらを確認するということです。



そして、２番目の

２． メモと筆記用具を用意する

についてですが、これは相手と話がつながった後で、

「メモしますね。ちょっと待ってください。
・・・あれっ・・おかしいな・・・ここら辺にあったんだけどな・・」


とモタモタしていたら？
相手にイヤな印象を与えるのは明白ですね。

ですので、初めから用意しておく、ということで、
また、相手にメモをしてもらいたいときは、

「メモのご用意をお願いできますか？」
と、前もって一言言ってあげると好印象です。



続いて3つ目4つ目

3.伝えたい内容を箇条書きにする
4.声を柔らかくする

この4つ目については、
相手にシッカリとあなたの笑顔を伝えるには、
声色をつけること。

声に優しさを込めることが大切です。

これは意外と重要ですので
せひ使ってみてくださいね(^O^)

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